- A representative office has no legal personality and cannot be an employer, so it can never sign a labour contract with local staff directly.
代表机构不具有法人资格，不能作为用人单位，因此不能直接与本地员工签订劳动合同。- Guo Fa [1980] No. 272, Article 11 still governs: an RO must entrust a local foreign affairs service unit or another designated body to engage staff.
国发〔1980〕272号第十一条至今有效：代表处聘请工作人员、租用房屋，应当委托当地外事服务单位或中国政府指定的其它单位办理。- Article 25 of the Interim Provisions on Labour Dispatch exempts ROs from the “three-nature” post test and the 10% headcount cap—an exemption a WFOE does not enjoy.
《劳务派遣暂行规定》第二十五条豁免代表机构适用”三性”岗位与10%用工比例限制，而外资子公司不享有该豁免。- Exemption from the cap is not exemption from compliance: the dispatch licence, the thirteen mandatory clauses, equal pay and social insurance all still bind.
免于比例限制不等于免于合规：派遣许可、十三项必备条款、同工同酬与社会保险义务依然适用。- Direct hiring by an RO is normally recharacterised as a civil service relationship, stripping staff of double-wage, severance, social insurance and work-injury protections.
代表处直接招人通常被认定为劳务关系而非劳动关系，员工将无法主张二倍工资、经济补偿、社保与工伤待遇。- Article 5 of the Supreme People’s Court Judicial Interpretation (II) on Labour Disputes lets a registered RO be named as a party, and the foreign parent can be joined.
最高人民法院《劳动争议司法解释（二）》第五条允许依法设立的代表机构作为劳动争议当事人，境外母公司还可能被追加参加诉讼。
Staffing a China Representative Office Through Labour Dispatch: Why It Is Mandatory and How RO Rules Differ from a WFOE | 外国企业常驻代表机构在华用工：为何必须走劳务派遣，以及代表处与外资子公司的规则差异
The Structure Choice Nobody Prices In
Cost, speed and licensing scope dominate the first China budget; the employment model rarely reaches the table. Yet an RO cannot hire anyone — every local employee must arrive through a third party.
Liaison, market research, product display, business contact → an RO. Contract signing, fapiao, revenue, profit-making operations → a WFOE or JV. Price the model at the outset. (See our structure-choice article.)
Legal Status, and Why the RO Cannot Be an Employer
State Council Order No. 584 (19 Nov 2010; effective 1 Mar 2011; amended 18 Jul 2013) governs RO registration. Art. 2: an RO conducts non-profit-making activities connected with the foreign enterprise and has no legal person status.
- Art. 6: annual report 1 Mar–30 Jun — parent’s lawful existence, RO activities, audited income and expenditure.
- Art. 7: books recording fund remittances and income/expenditure, kept on premises; no use of another party’s account.
- Art. 8: chief rep, reps and staff obey entry/exit, residence, employment, tax and forex rules.
- Art. 9: particulars — name, chief rep, scope, premises, term, parent name and domicile.
- Art. 10: name = nationality + Chinese name + city + “代表处”.
- Art. 11: one chief rep plus one to three reps.
The certificate is a Registration Certificate, not a business licence. Labour Contract Law Art. 2 does not list an RO as an employer; its Implementing Regulations Art. 4 lets only a licensed domestic branch be an employer — not an RO.
Hiring runs through Guo Fa [1980] No. 272, Art. 11: an RO leasing premises or engaging staff shall entrust the local foreign affairs service unit or another unit designated by the Chinese government. Still the direct basis for RO employment.
The Standard Compliant Model
- The RO signs a labour dispatch agreement with a qualified foreign affairs service unit — a local foreign enterprise service company, the FESCO-type category — or a licensed dispatch company.
- That unit signs the labour contract, forms the employment relationship, pays social insurance and housing fund.
- It dispatches the individual to the RO.
The employer is the service unit; the RO is the host unit, directing daily work while payroll, contributions and termination run through the agency.
Direct Hiring, Recharacterisation and Standing in Disputes
Direct engagement by an RO is normally a civil service relationship, not employment. The individual cannot claim double wages, statutory severance, employer social insurance, work-injury treatment, or statutory hours/termination limits; a document headed “labour contract” may still fail (Beijing High Court Answers, Art. 24). Exposure: unquantified civil claims, work-injury liability without cover, withholding failures surfacing on a WFOE upgrade or in due diligence.
SPC Judicial Interpretation (II) on Labour Disputes, Art. 5: a duly established RO may be a party to a labour dispute, and the foreign parent can be joined where lawfully applied for.
Dispatch Rules: Where an RO Differs from a WFOE
The Interim Provisions on Labour Dispatch (MOHRSS Order No. 22), effective 1 Mar 2014.
Art. 3, three-nature: dispatch only in temporary (≤6 months), auxiliary (non-core, serving core posts; needs democratic procedure) or substitute posts.
Art. 4, 10% cap: dispatched workers must not exceed 10% of total headcount.
Art. 25, the key provision: ROs and foreign financial-institution representative offices using dispatched workers are not subject to the three-nature post test or the headcount ratio.
A 100-staff WFOE may host ten dispatched workers at most, in qualifying posts, after a democratic procedure; an RO may staff its whole office through dispatch, any post, indefinitely.
The Rules That Still Apply to an RO
- Arts. 5–6: written fixed-term contract of two years or more; one probation period only.
- Art. 7, thirteen mandatory items: post, location, headcount and term, equal-pay remuneration and payment, social insurance amount and payment, hours/rest/leave, work-injury/maternity/illness, safety and training, severance costs, agreement term, service-fee standard and payment, breach liability.
- Art. 10: the agency applies for work-injury recognition and bears work-injury liability, subject to any compensation arrangement with the host unit.
- Art. 11: licence lapse — existing contracts run to expiry.
- Arts. 12–13: return grounds and the Art. 42 protection.
- Arts. 18–19: cross-regional insurance at the host unit’s location; absent a local branch, the host unit enrols and pays on the agency’s behalf.
- Art. 27: contracting dressed as dispatch falls under these Provisions.
Due Diligence on the Service Provider
- Verify the Labour Dispatch Business Licence and validity.
- Confirm the contracting entity is the licence holder — an unlicensed affiliate is attackable as unlicensed dispatch.
- Test cross-regional capability; without a local branch, Art. 19 shifts enrolment onto the RO.
- Review social insurance and IIT remittance records.
- Map the agreement against the thirteen Art. 7 items.
- Pin down work-injury liability and the Art. 10 compensation arrangement.
No provider is endorsed here; seek a licensed foreign enterprise service company with a record in the relevant city.
Chief Representative, Tax and the Upgrade to a WFOE
Foreign chief reps and reps sit on a different track: appointment flows from the parent’s letter and Art. 9 particulars, not a dispatch agreement; work permit, residence, IIT and forex follow Art. 8 of Order No. 584.
ROs are often taxed on a deemed basis, income imputed from expenditure, so personnel costs booked as RO expenses feed into the tax base.
On upgrading to a WFOE: succession — staff are employed by the agency, so convert via new contracts or a tripartite novation; continuity of service length for severance and paid annual leave, recorded expressly; sequencing — once the WFOE exists, the three-nature test and 10% cap apply in full, so the dispatched population must be converted or trimmed to the cap.
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外国企业常驻代表机构在华用工：为何必须走劳务派遣，以及代表处与外资子公司的规则差异
被普遍低估的架构变量
首次为中国市场编制预算时，讨论多集中在成本、速度与经营范围，用工模式很少进入对比表格。但代表处不能雇人——前台不行，分析员不行，中国区负责人也不行。每一位本地员工都必须通过第三方进入。
决策树很短：只做联络、市场调研、产品展示与业务接洽 → 代表处；要签合同、开具发票、收取收入、开展盈利经营 → WFOE 或合资公司。用工模式落在这条线的代表处一侧，应在决策之初计价。（更完整对比可参阅本站架构选择文章。）
法律地位，以及代表处为何不能成为用人单位
《外国企业常驻代表机构登记管理条例》由2010年11月19日中华人民共和国国务院令第584号公布，自2011年3月1日起施行，并根据2013年7月18日《国务院关于废止和修改部分行政法规的决定》修订。
第二条：代表机构是指外国企业依照本条例规定，在中国境内设立的从事与该外国企业业务有关的非营利性活动的办事机构；代表机构不具有法人资格。它不能以自己名义经营，也不能成为劳动合同的一方当事人。
- 第六条：应当于每年3月1日至6月30日向登记机关提交年度报告，内容包括外国企业的合法存续情况、代表机构的业务活动开展情况及其经会计师事务所审计的费用收支情况。
- 第七条：应当依法设置会计账簿，真实记载外国企业经费拨付和代表机构费用收支情况，并置于代表机构驻在场所；不得使用其他企业、组织或者个人的账户。
- 第八条：首席代表、代表以及工作人员应当遵守法律、行政法规关于出入境、居留、就业、纳税、外汇登记等规定。
- 第九条 登记事项：代表机构名称、首席代表姓名、业务范围、驻在场所、驻在期限、外国企业名称及其住所。
- 第十条 名称构成：外国企业国籍 + 外国企业中文名称 + 驻在城市名称 + “代表处”字样。
- 第十一条：应当委派一名首席代表，可根据业务需要委派1至3名代表。
登记机关核发的是《外国企业常驻代表机构登记证》，而非营业执照——这决定了用工分析的结论。《劳动合同法》第二条列举的用人单位主体中并无代表机构；《劳动合同法实施条例》第四条允许不具备法人资格但依法取得营业执照或者登记证书的分支机构作为用人单位，但该特殊情形适用于境内分支机构，代表机构不适用。
专门通道是《国务院关于管理外国企业常驻代表机构的暂行规定》（国发〔1980〕272号）第十一条：常驻代表机构租用房屋、聘请工作人员，应当委托当地外事服务单位或者中国政府指定的其它单位办理。年代虽早，从未被取代，至今仍是代表处用工的直接依据。
标准合规模式
- 代表机构与有资质的外事服务单位——即各地外企服务公司，业内常称 FESCO 类机构——或持证劳务派遣公司签订劳务派遣协议。
- 该单位与员工签订劳动合同，建立劳动关系，缴纳社会保险与住房公积金。
- 该单位将员工派遣至代表机构工作。
此时员工的用人单位是外事服务单位，代表机构是用工单位。代表机构负责日常工作指挥；薪酬发放、法定缴费、合同管理与解除终止手续，均由该机构依代表机构指令并以其资金执行。
直接雇佣的定性风险与争议主体资格
代表处直接招人的，用工关系一般被认定为劳务关系（民事雇佣）而非劳动关系。员工由此不能主张未签书面劳动合同的二倍工资、法定经济补偿、用人单位社会保险缴纳、工伤待遇，以及工时与解除方面的法定限制。即便签署名为”劳动合同”的协议，也可能因违反上述规定而不被认定为劳动关系。北京市高级人民法院与北京市劳动人事争议仲裁委员会《关于审理劳动争议案件解答（一）》第24条即持此口径。
这并非节省。它留下无法量化的民事索赔、没有保险覆盖的工伤责任、个人所得税代扣代缴失职风险，以及在升级 WFOE 或接受尽调时必然暴露的问题。
主体资格也已变化。最高人民法院《劳动争议司法解释（二）》第五条明确：依法设立的外国企业常驻代表机构可以作为劳动争议案件的当事人；当事人依法申请追加外国企业参加诉讼的，人民法院依法予以支持。代表处可以以自己的名义被诉，境外母公司也可能被追加。此前把代表处视为防火墙的集团，应保持派遣文件、薪酬记录与解除档案的完备。
派遣规则：代表处与外资子公司的关键差异
《劳务派遣暂行规定》（人力资源和社会保障部令第22号）2013年12月20日审议通过，2014年1月24日公布，自2014年3月1日起施行。对普通用工单位（含外资子公司）有两项主导约束。
第三条”三性”：用工单位只能在临时性、辅助性或者替代性岗位上使用被派遣劳动者。临时性指存续时间不超过6个月的岗位；辅助性指为主营业务岗位提供服务的非主营业务岗位；替代性指劳动者因脱产学习、休假等原因无法工作的一定期间内，可由其他劳动者替代工作的岗位。辅助性岗位须经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定，并在用工单位内公示。
第四条 10% 比例：用工单位使用的被派遣劳动者数量不得超过其用工总量的10%；用工总量 = 订立劳动合同人数 + 使用的被派遣劳动者人数。
第二十五条是本篇的关键条款：外国企业常驻代表机构和外国金融机构驻华代表机构等使用被派遣劳动者的，以及船员用人单位以劳务派遣形式使用国际远洋海员的，不受临时性、辅助性、替代性岗位和劳务派遣用工比例的限制。
一家 100 人的外资子公司最多只能使用 10 名被派遣劳动者，且岗位须合格并履行民主程序；代表处则可整个办公室通过派遣配置，岗位不限、期限不限——因为它没有其他合法路径。
代表处仍须遵守的规则
- 第五条：劳务派遣单位应当依法与被派遣劳动者订立2年以上的固定期限书面劳动合同。第六条：与同一被派遣劳动者只能约定一次试用期。
- 第七条 十三项必备条款：派遣岗位名称和岗位性质、工作地点、派遣人员数量和派遣期限、按同工同酬原则确定的劳动报酬数额和支付方式、社会保险费的数额与支付方式、工作时间和休息休假事项、工伤及生育或者患病期间的相关待遇、劳动安全卫生以及培训事项、经济补偿等费用、协议期限、劳务派遣服务费的支付方式和标准、违反协议的责任等。
- 第十条 工伤：被派遣劳动者在用工单位因工作遭受事故伤害的，劳务派遣单位应当依法申请工伤认定，用工单位应当协助调查核实；劳务派遣单位承担工伤保险责任，但可与用工单位约定补偿办法。
- 第十一条：劳务派遣单位行政许可有效期未延续，或者《劳务派遣经营许可证》被撤销、吊销的，已依法订立的劳动合同应当履行至期限届满。
- 第十二条 退回情形：用工单位有《劳动合同法》第四十条第三项、第四十一条规定情形的；用工单位被依法宣告破产、吊销营业执照、责令关闭、撤销、决定提前解散或经营期限届满不再继续经营的；劳务派遣协议期满终止的。第十三条：被派遣劳动者有《劳动合同法》第四十二条情形的，在派遣期限届满前不得依第十二条第一款第一项退回。
- 第十八、十九条 跨地区社保：跨地区派遣的，应当在用工单位所在地为被派遣劳动者参加社会保险、按用工单位所在地规定缴费；派遣单位在用工单位所在地设立分支机构的由分支机构办理参保，未设立的由用工单位代劳务派遣单位办理参保手续、缴纳社会保险费。
- 第二十七条 反规避：用人单位以承揽、外包等名义，按劳务派遣用工形式使用劳动者的，按本规定处理——即”假外包真派遣”。
- 第二十二条、第二十条 罚则：用工单位违反第三条第三款的，由人社行政部门责令改正、给予警告；给被派遣劳动者造成损害的依法承担赔偿责任。其他违反劳务派遣规定的，按《劳动合同法》第九十二条执行。
服务商尽职调查清单
全部员工都挂在一份协议之后，服务商因此构成集中度风险。
- 核验《劳务派遣经营许可证》及其有效期。
- 确认签约主体与持证主体一致——与不持证的咨询关联方签约，可能被认定为无证派遣。
- 测试跨地区参保能力：当地无分支机构时，第十九条会把参保与缴费义务转移到代表处身上。
- 查阅社保与个人所得税代缴记录。
- 逐条比对第七条十三项必备条款。
- 锁定工伤责任与第十条允许的补偿办法约定。
本文不推荐任何特定服务商；应寻找持证的外企服务公司，或在相关城市有实绩的持证派遣公司。
首席代表、税务与升级为 WFOE
被委派为首席代表或代表的外籍人员处于另一条轨道：其任职来源于母公司委派文件与第九条登记事项，而非派遣协议；工作许可、居留、个人所得税与外汇登记遵循第584号令第八条及外籍人员单独规则。不要默认把他们并入派遣人员群体。
代表处在实践中常见按经费支出换算收入等核定征收方式。计入代表处费用支出的人力成本会直接进入税基，因此派遣服务费与通过机构发放的薪酬，既是人力问题也是税务问题。测算运营成本时应与税务顾问确认。
升级为 WFOE 需就三件事作出安排。劳动关系承继：员工的用人单位是派遣机构，转为直接雇佣意味着终止派遣安排并订立新的劳动合同，或通过三方协议完成变更。工龄连续计算：属于主体一方安排的转移，应在新合同中书面明确经济补偿与带薪年休假等事项上的工龄连续计算。节奏安排：WFOE 设立后，”三性”与 10% 比例限制对其全面适用，该群体需转为直接雇佣或压缩至比例上限之内。
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Sources